ゲストへの事前案内から招待までの手順

社外の方を招待する場合の準備

事前案内から入室までの流れ

①アクセス・セキュリティの確認とデバイスの案内（1週間~3日前）

ゲスト側のセキュリティ上、問題なくアクセスいただけるかご確認いただく必要がございます。
また、利用いただくマイクによって、音声認識および翻訳の精度が影響いたします。できる限り単一指向性ヘッドセット・マイクを案内いただくようお願いします。

件名：お打ち合わせの事前確認 本文： ◯◯さま お世話になっております。 株式会社XXXXの◯◯でございます。 ●月●日●時のお打ち合わせについて、 オンヤクという会議翻訳ツールを使用したく考えております。 可能であれば、以下のリンクにアクセスいただき、 問題なくアクセスいただけるか事前にご確認いただきますようお願いいたします。 オンヤクURL：https://onyaku.info もしアクセスできない場合は、情報システム部門の担当者様に ホワイトリストに追加いただくようご依頼頂けますと幸いです。 以下のヘルプページをご参照ください。 https://onyaku.zendesk.com/hc/ja/articles/6670590680473– また、当日はUSB接続など有線接続のヘッドセットマイクの使用をお願いしております。 Bluetooth 接続などの無線のデバイスを利用された場合、正しく発話内容を認識しない場合があります。 精度高い音声認識および翻訳が可能になりますので、何卒ご協力お願いいたします。 ※参考情報：USBヘッドセット例 https://onyaku.zendesk.com/hc/ja/articles/6639593110169– 何卒ご確認の程お願いいたします。 ◯◯

※デバイス・マイクの詳細に関してはこちらのページをご参照ください。

②事前案内メールの送付（前日or当日）

チャットルームの招待メールを送付する旨を事前にメールでご案内しておくとスムーズです。

件名：お打ち合わせに関しまして ◯◯さま お世話になっております。 株式会社XXXXの◯◯でございます。 本日のお打ち合わせ開始の10分前までに、 会議翻訳ツール「オンヤク」のチャットルームの招待リンクをお送りいたします。 以下の件名で届きますので、ご確認お願いいたします。 件名：[Onyaku] You are invited to Onyaku room [オンヤクに招待されました] 送信元：noreply@onyaku.info また、本日のWeb会議の参加用URLは以下のとおりです。 Web会議URL： お時間になりましたら、Web会議とオンヤク両方に入室いただきますようお願いいたします。 もしオンヤクの招待メールが届いていない場合は、000-0000-0000までご連絡ください。 ご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。 ◯◯

③チャットルーム作成・招待メールを送付

チャットルームの作成〜招待の方法はこちらのページをご確認ください。

社内の方を招待する場合の準備

オンヤクユーザーを招待する
ホストはチャットルーム作成後、コードをゲストに送り、ゲストはオンヤクにログイン後コードを入力してルームに入室する

非オンヤクユーザーを招待する
ホストはチャットルームを作成後、招待リンクもしくは招待メールを送付。ゲストはリンクから入室が可能。

詳細の招待方法はこちらのページをご確認ください。

英語で事前案内をする場合

英語で会議の事前案内をお送りする場合のサンプルメッセージ文です。

Dear [Recipient’s Name],

I hope this email finds you well.
This is [Your Name] from XXXX Corporation.

For the meeting scheduled on [Month] [Day] at [Time], we plan to use a real-time speech translation tool. Please review the meeting day procedures outlined below in advance.

Preparation for the Meeting:
1. Please prepare earphones or a headset with a microphone.
2.Check the URL below to ensure you know how to use the system and confirm its accessibility.
Accessibility test of your internet connection

Meeting Day Procedure:
1. On the day of the meeting, you will receive a URL. Please access this URL approximately 10 minutes before the meeting starts.
2.After accessing the URL:
・Select the language you speak and the name you would like to display in the chat room.
・Our system supports various regional accents of English. If necessary, select your regional English from the drop-down menu.
3.After completing the settings, click the blue button to enter the chat room of the speech translation system.

4.Once in the chat room, press the blue microphone button at the top to turn it green when speaking.During the meeting, feel free to speak in your own language.

For more information on how to use Onyaku, please refer to the Help Center: Onyaku Help Center
Thank you for your cooperation.
Please let us know if you have any questions or need further assistance.
Best regards,

[Your Full Name]
XXXX Corporation

チャットルームの仕様について

チャットルームの参加人数上限
アカウントをお持ちでない外部のユーザーを招待する場合は、最大20名まで参加可能です。
アカウントをお持ちのユーザーの場合は、無制限で招待・参加が可能です。

招待ユーザーの再入室
一度退出した場合、招待メールURLから再入室ができかねます。
ホストから再度招待メールをお送りいただくか、招待用リンクをコピーしてゲストへお渡しください。

チャットルームの作成タイミングについて
Web会議の場合は、希望の日時を指定し事前にミーティングURLを作成し、開始時間に参加者が入室するという流れですが、オンヤクの場合、ホストがチャットルームを作成しそのまま入室となるため、基本的にはご利用いただく直前のタイミングでルームの作成が必要となります。
ゲストへオンヤク利用に関して事前にご案内いただいた上で、当日の会議開始の15分前までにホストは入室し、ゲスト招待いただくようお願いします。招待方法は以下に記載いたします。